Destralhar Documentos

setembro 10, 2014


Como disse na segunda, no sábado andei a destralhar documentos. Também já tinha dito aqui, que uma das tarefas que tinha de fazer era destralhar e organizar as caixas brancas que tenho no quarto, mas uma delas era do Edgar, então estava à espera que um dia ele organizasse. Como ele não é nada organizado e muito menos minimalista, por isso tive que dar o exemplo e destralhar primeiro a minha caixa de documentos. - Para mostrarmos aos outros o caminho que queremos percorrer temos que fazer primeiro. - Quando ele viu as minhas coisas todas organizadas deu-me carta branca para fazer à caixa dele. Adorei!

Já sabia como queria fazer, então planeei tudo num papel e mostrei-lhe como iria ficar, para ver se concordava. Quando se destralha algo que não é nosso é preciso ter algum cuidado!
Queria que a caixa dele ficasse muito mais funcional, para que na hora de procurar alguma coisa não tenha que andar a correr papel a papel (como acontecia). Para começar o processo, verifiquei todos os documentos que ele tinha e fiz logo um primeiro destralhe: mandei fora papéis sem sentido, recibos e facturas, cópias de documentos repetidas, etc. Colocar os papéis divididos por categorias (havia muitos papéis fora do sítio). Depois comprei três dossiers A4 fininhos para trocar as pastas velhas que ele tinha. Agora a caixa só tem 3 dossiers: Pessoal & Trabalho, Bancos & Seguros e Arquivo (documentos antigos que ele quer guardar). Ainda tem uma pasta para colocar documentos que eu tenha de processar posteriormente. Assim facilita-me o trabalho de manter as coisas organizadas. E agora ele já sabe onde está tudo!

Por enquanto temos uma caixa para cada um, porque facilita mais a organização dos documentos e, quando não estou em casa, é melhor para o Edgar procurar alguma coisa que precisa. Se um dia acharmos necessário juntar tudo...junta-se! 

A minha caixa ainda não está completamente organizada, mas vai num bom caminho (podem ver a diferença na fotografia em baixo, antes estava cheia de tralha). Já não tem nada que não é necessário manter o original e digitalizei alguns documentos que queria ainda guardar, em formato digital, para o caso de ser necessário. O material de escritório está na respectiva caixa. Esta caixa tem documentos meus e da casa, distribuídos por três dossiers e uma pasta:  
1- Dossier de garantias e manuais de instruções - só com os manuais dos aparelhos electrónicos que ainda têm garantia, todos os outros estão digitalizados no meu computador. 
2- Dossier de arquivo pessoal - que tem documentação minha de Portugal, coisas que preciso mesmo de guardar (dados de seguro de vida, dados do banco, declarações de IRS que ainda preciso de guardar).
3- Dossier da casa - é neste momento o mais importante, pois incluiu toda a nossa documentação actual e muito importante (se um dia acontecer alguma emergência levo-o comigo). Tenho as certidões de nascimento internacionais, fotocópia dos cartões de cidadão, os meus certificados de habilitações, dados de saúde e outros documentos da casa e da minha organização. Mas ainda precisa de algumas alterações que estou fazendo aos poucos (quando terminar falarei aqui). 
4- Pasta para documentos a processar - é a minha "caixa de entrada", onde tenho todos os documentos que ainda precisam de ser processados (arquivados e/ou digitalizados). 


Na caixa ainda guardo os meus estudos de francês numa pasta, mas vou ter de organizar um dossier porque vou começar amanhã um curso de francês (com duração de 4 meses). Há muito tempo que estava à espera que me chamassem para o curso, recebi ontem a carta a dizer que fui aceite. Estou muito contente!  

No final deste destralhe tinha um saco cheio de papéis para a reciclagem e as caixas de arquivo muito mais simples e funcionais. Agora sei que se precisar de alguma coisa encontro imediatamente. É tão bom conseguir terminar mais um passo para a simplificação da nossa vida! 

E desse lado como organizam os vossos documentos?

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